Organizarea unui eveniment a crescut in complexitate datorita cerintelor tot mai crescute de unicitate, divertisment, asteptari, gusturi, devenind astfel o adevarata industrie Daca nu-ti doresti sa apelezi la o firma specializata in organizarea de evenimente si sa economisesti bani pe care i-ai putea cheltui cu achizitionarea de cadouri personalizate, iata ce ai de facut:

-  Stabilirea datei, a numarului de invitati sunt esentiale pentru alegerea locatiei. Tine cont si de: specificul si formatul evenimentului dar si de partea de logistica ( cat de usor ajung invitatii la respectiva locatie, sonorizare)

-  Stabilirea echipei organizatoare - extrem de importanta, in functie de numarul de participanti, fluxul de sosire, specificul evenimentului;

-  Estimarea si stabilirea bugetului, de preferat sa-l actualizati incontinu;

-  Elaborarea unui plan de promovare al evenimentului, in functie de grupurile tinta;

-  Contactarea speakerilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor, cautarea si contactarea de parteneri, sponsori, mentinerea relationarii cu acestia;

-  Retrimiterea materialelor de promovare  de cel putin 3 ori pana la data evenimentului;

-  Stabilirea elementelor “ surpriza” din cadrul evenimentului: mape de prezentare personalizate, produse personalizate, materiale promotionale personalizate: pixuri personalizate, memory stick-uripersonalizate , agende sau notes-uri personalizate, baterii externe pentru telefoane, laptopuri, accesorii telefoane, cutii cu bomboane personalizate;

-  Intocmirea unui material, numit Ghidul Participantului care sa contina informatii despre: locatie, masa si program, carti de vizita, obictive turistice in zona, tinuta;

-  Realizarea materialelor de prezentare necesare in ziua evenimentului : mape, pixuri inscriptionate, roll-up-uri, notes-uri, pop-up-uri, diploma, brosuri, steaguri, ecusoane, pungi personalizate, layout-uri;

-  Realizarea pachetelor participantilor cu materialele sponsorilor ( mape, produse promotionale, cataloage, oferte, cadouri personalizate);

-  Realizarea probelor de functionare a echipamentuluie tehnic, la locatie;

-  Intampinarea si inregistrarea participantilor;

-  Relationarea continua pe parcursul evenimentului, cu partenerii, speckerii , participantii la eveniment – pentru a fi în tema cu desfasurarea acestuia;

-  Realizarea materialelor post eveniment: communicate de presa, postari pe social media, fotografii;